कार्यालय प्रमुखले आफ्नो कार्यालयबाट भएको निर्णय सम्बन्धी विषय, अन्य कार्यालय वा अधिकारीबाट प्राप्त भएका राय परामर्शको विषय तथा कार्यालयबाट अन्य कार्यालय वा अधिकारीलाई दिएको राय परामर्शको विषयको अभिलेख राख्ने व्यवस्था मिलाउनु पर्नेछ।